お店の電話に出られない。予約を逃さない留守電の文例と受け皿の作り方
施術中、調理中、接客中。1人でお店を回していれば、電話に出られないのは当たり前です。根性でどうにかなる話ではありません。
なので発想を変えます。出られない前提で、電話の「受け皿」を作ります。この記事には、そのまま録音できる業種別の留守電文例3本と、電話そのものを減らす「先に載せる質問リスト」10個、取りこぼしが実際どれくらいあるかを数える方法まで載せました。全部0円で、今日からできます。
店主施術中は出られないし、折り返した頃には別の店で予約済みだったり…。もう電話番を雇うしかないのかな
研究室人を増やす前にできることがあります。出られない前提で、受け皿の文章を先に用意しておく話で、全部0円です
01電話の何割が、出られない時間に鳴っているのか
飲食店の予約電話の約3分の1は営業時間外にかかっていた、という調査があります(トレタ調べ・参考値)。「電話がつながらないと約3割が予約をやめる」という数字も語られますが、こちらは元の調査を確認できていないので、未検証の数字として扱ってください。
営業時間内も安心できません。当研究室が教材用に作った架空のサロンの予約データで試算すると、施術と前後の準備で手が塞がっている時間は、営業時間の約4分の1でした(架空データの試算)。問題は割合よりも、その時間がいつ来るかを選べないことです。電話は鳴る時間を選びません。
自分の店の実際の数字は、スマホの着信履歴で数えられます。1日1行、「不在着信の件数/折り返した件数/つながった件数/予約になった件数」をメモに書くだけです。2週間続けると、打ち手の場所が見えてきます。営業電話が半分以上なら取りこぼしの問題ではないし、折り返せていないなら電話でない返し方に変える話になるし、用件が「調べれば分かること」中心なら、下の質問リストが一番効きます。
02受け皿は3つ。全部、鳴る前に書ける文章です
- 留守電のメッセージを書き換える。定型の機械音声のままにしない(文例は次の節)
- 電話がつながりやすい時間帯を書いておく。Googleビジネスプロフィール(お店の無料登録情報。以下GBP)とホームページに1行
- よくある質問を先に載せる。電話の何割かは、載せておけば来ない質問です
どれも仕組みの導入ではなく、文章を先に用意するだけです。文章を用意するのが面倒でみんな止まるのですが、そこは下書きをAIに頼めば早く済みます。
電話に出る努力を増やすより、出られなかったときに相手が次に進める案内を先に書いておくこと。留守電の3番目の要素「代わりの連絡手段」が受け皿の本体です。
03留守電メッセージの文例(業種別3本)
長い留守電は最後まで聞かれません。30秒・5要素で組みます。
| 順番 | 要素 | 目安 |
|---|---|---|
| 1 | 店名を名乗る | 3秒 |
| 2 | いま手が離せないこと(理由は一言) | 5秒 |
| 3 | 代わりの連絡手段の案内(ここが本体) | 10秒 |
| 4 | 折り返しの目安の時間 | 7秒 |
| 5 | 用件を残してもらう案内 | 5秒 |
多くの留守電には3がありません。「後ほど折り返します」で終わると、相手はただ待つしかなく、待てない人は別の店にかけます。以下、◯◯を自分の店に差し替えて、そのまま吹き込んでください。
サロン・施術系
お電話ありがとうございます。◯◯です。ただいま施術中で、電話に出ることができません。ご予約・日時の変更・ご質問は、LINEまたはネット予約から24時間受け付けています。そちらのほうが早くお返事できます。お電話でのご用件は、発信音のあとにお名前とご用件をお話しください。本日18時以降に、順にご連絡します。
飲食店
お電話ありがとうございます。◯◯です。ただいま調理と接客で手が離せず、電話に出られません。ご予約はネット予約から24時間お取りいただけます。本日のお席やご予約の変更は、発信音のあとにお名前・人数・ご希望のお時間をお話しください。手が空き次第、順に折り返します。
教室・物販
お電話ありがとうございます。◯◯です。ただいまレッスン中のため、電話に出られません。体験のお申し込みやご質問は、ホームページのフォームまたはLINEからいつでも受け付けています。お電話でのご用件は、発信音のあとにお名前とご用件をお話しください。本日17時以降に折り返します。
コツは3つです。①言い切りの約束を書かない(守れなかった日に一番信用を失います。「順にご連絡します」で十分)。②「お急ぎの方は」と条件を付けない(急いでいない人が録音しなくなります)。③店側の事情の説明を長くしない。下書きをAIに頼むのも手ですが、うちで試したときは、禁止と指示したのに言い切りの約束を書いてきました。吹き込む前に一度だけ目視で確認してください。録るときは立って、いつもより少しゆっくり。3回録って3回目を使うと落ち着きます。
「30分以内に折り返します」のような約束は、守れなかった日に一番信用を失います。AIに下書きを頼むと、禁止と指示してもこの手の約束を書いてくることがあります。録る前に一度だけ、自分の目で確認してください。
04かかってくる電話を減らす: 先に載せる質問リスト
同じ質問の電話が3回来たら、それは情報の置き場所の問題です。よく聞かれる10個と、載せる場所の対応表を置きます。
| 質問 | 載せる場所 |
|---|---|
| 駐車場はある? | GBPの説明文・予約ページ |
| 当日予約できる? | GBPの説明文・予約ページの冒頭 |
| 支払い方法は?(カード・QR決済) | GBPの属性欄・メニューページ |
| 場所はどこ? ビルの何階?目印は? | GBPの写真と説明文 |
| 営業時間と定休日は?(祝日は?) | GBP(祝日の扱いまで書く) |
| 所要時間はどれくらい? | メニュー名・クーポン名に「約◯分」 |
| 子連れで行ける? | GBPの「質問と回答」・こだわり欄 |
| 予約の変更はどうする? | 予約完了メッセージ |
| 持ち物・服装は? | 予約完了メッセージ |
| 担当は選べる? 1人でやっている? | スタッフ紹介・プロフィール欄 |
置き場所のコツは、電話をかける直前の人の目に入る場所に絞ることです。ホームページの奥のFAQページは、電話をかけようとしている人には見つかりません。GBPの「質問と回答」は、自分で質問を投稿して自分で答えてよい欄なので、上位5個をここに置くのが手早いです。
質問を15個くらいに広げたいときは、店の基本情報を添えてAIに「お客さんから電話で聞かれそうな質問と回答の下書きを」と頼むと、自分では思いつかない分まで出てきます。ただしAIはあなたの店の駐車場の有無を知りません。答えは全部、自分の店の事実で書き直してから載せてください。
05つながりやすい時間帯を書いておく
店主いっそ電話をやめて、ネット予約だけにしちゃダメかな
研究室ゼロはおすすめしません。電話にしかできない仕事が残るので、出られる時間帯を1行書いておくのが現実的です
受け皿を作っても、電話をゼロにはしないでください。年配のお客さんには電話が唯一の連絡手段のことがあり、初めての人の「ちょっと聞きたい」は声でないと解けない不安が多く、急ぎの用件は電話が最速です。
やることは1つ。出られる時間帯を決めて、書いておく。
お電話は、平日12:00〜13:00/18:00〜19:30がつながりやすいです。それ以外の時間は施術中のことが多く、留守番電話にご用件をお願いします。当日中にこちらからご連絡します。
これをGBPの説明文・予約ページ・留守電の中に置きます。いつならつながるかが書いてあると、出られなかったことが不誠実に見えません。時間帯は守れる範囲で。「毎日18時以降」と書いて週の半分出られないなら、「火・木・土の18時以降」に狭めたほうが信用は上がります。
06折り返しは、電話でなくて構いません
折り返しで一番きついのは、かけ直すことそのものです。番号が残っていればSMS(ショートメッセージ)が送れますし、LINEでつながっている相手ならLINEで足ります。文字なら、相手も自分の都合のいいときに読めます。
◯◯です。お電話をいただいたのに、施術中で出られず失礼しました。ご予約やご質問でしたら、このままSMSでも承ります。お電話がよろしければ、本日18時以降におかけ直しいただくか、ご都合のよい時間をお知らせください。
電話でかけ直すときも、第一声を「お電話ありがとうございました。施術中で出られず失礼しました」と決めておくと、折り返しの心理的な重さがかなり減ります。
07今日やる1つ
留守電のメッセージを、上の文例で録り直してください。3分で終わります。取りこぼしの体感は、まずこれだけで変わります。
08よくある質問
固定電話がなく、スマホ1台でやっています。
それで足ります。この記事の受け皿は全部スマホで作れます。携帯会社の留守番電話サービスか簡易留守電の応答を、上の文例に差し替えてください。番号が残ればSMSで文字の折り返しができるのは、むしろスマホの利点です。
鳴るのは営業電話ばかりです。
よくあります。その場合は取りこぼしの問題ではないので、留守電だけ置けば十分です。営業電話は用件を残さず切れることが多く、留守電が勝手に選別してくれます。2週間数えて営業電話が半分を超えていたら、残りの時間は別の改善に使ってください。
折り返しは何分以内にすべきですか?
決まった正解はありません。目安として、当日中に一度返せていれば大きな取りこぼしにはなりにくい、というのがこの記事の立場です。「◯時以降にご連絡します」と留守電で先に言っておけば、遅さは不誠実に見えません。速さそのものより、予告どおりに返ってくることのほうが効きます。
出典: 営業時間外の着信割合=トレタ調べ(参考値)/「つながらないと約3割が予約をやめる」は元調査を確認できていないため未検証/手が塞がる時間の試算は当研究室が教材用の架空予約データで実施(2026年8月・架空データによる試算であり業界の平均値ではありません)
手順の詳しい版・コピペで使えるAIへの頼み方・実測データは、note記事「施術中に鳴った電話は、どこへ行ったのか」にまとめました(300円)。無料で読める範囲だけでも、取りこぼしの大きさは分かります。
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